Forhåndskonferanse etter plan- og bygningsloven
Det viktigste formålet med en forhåndskonferanse er å klarlegge ytre rammebetingelser for byggetiltaket i forhold til offentlige bestemmelser.
Målgruppe
Alle som trenger tillatelse til å bygge.
Alle som vil vite om det de skal bygge er untatt søknads- eller meldeplikt.
Profesjonelle aktører, som søker på vegne av tiltakshaver (den som skal bygge)
Hvordan gå frem?
Forhåndskonferansen er en frivillig ordning inntil tiltakshaver eller kommunen krever at det skal avholdes møte. Byggesøknaden skal fremmes av en ansvarlig søker og av den grunn bør vedkommende delta på forhåndskonferansen. Andre offentlige myndigheter kan også bli invitert til å delta.
Forhåndskonferanse kan holdes for alle type tiltak etter plan- og bygningsloven, uavhengig av størrelse og vanskelighetsgrad. Den gjelder for meldepliktige og søknadspliktige tiltak samt for tiltak som er unntatt fra saksbehandling.En forhåndskonferanse krever imidlertid forberedelser og tar relativt lang tid å gjennomføre. Tenk derfor gjennom hvilken type informasjon du trenger og om denne informasjon like gjerne kan innhentes ved henvendelse til servicetorget.
I en forhåndskonferanse skal det gis gjensidig informasjon for å avklare forutsetninger og rammebetingelser som man finner i lov og forskrift samt i kommunale vedtekter. En slik avklaring er et viktig grunnlag når søknaden skal utarbeides og for den senere saksbehandling i kommunen.
Forhåndskonferansen skal bidra til å gi realistiske forventninger for tiltakshaver i forhold til utfallet av den kommunale behandling av søknaden. Den må imidlertid ikke forveksles med den ordinære saksbehandling, da det ikke vil bli tatt beslutninger som er rettslig bindende. Det kan for eksempel ikke gis noe forhåndstilsagn i forhold til en eventuell dispensasjon, kun opplysning om eventuelle dispensasjoner som er nødvendig for det aktuelle tiltaket og hvilke regler som gjelder for dispensasjon.
Forberedelse til møtet
For at konferansen skal bli effektiv er det viktig at møtet forberedes.
Anmodning om forhåndskonferanse skal være skriftlig og sendes inn av ansvarlig søker eller tiltakshaver (eget skjema er utarbeidet). På grunnlag av anmodningen vil kommune be om nødvendig informasjon som skal sendes inn før møtet avholdes. I de fleste tilfelle vil følgende være tilstrekkelig:
- Kartutsnitt, situasjonsriss eller situasjonskart med tiltaket inntegnet
- plan- og fasadetegninger (el. gode skisser)
- kort beskrivelse av tiltaket med beregning av utnyttelse og plan for parkering.
- Angi spesielle forhold som ønskes avklart.
Nærmere avtale om møtetidspunkt vil bli gitt av saksbehandler ved brev eller telefon.
Saksgang
Agenda for forhåndskonferanse
Søker/tiltakshaver redegjør for prosjektet.
Formålet med forhåndskonferansen (fra kommunal saksbehandler)
Aktuelle kommunale arealplaner og eventuelt pågående planarbeid
Annet regelverk
Spesielle miljøkrav, krav til bevaring
Tilpasning, plassering og krav til uteareal og parkering
Behov for dispensasjon
Krav til dokumentasjon
Prioriterte myndighetskrav
Regler for saksbehandling, saksbehandlingstid.
Uavklarte spørsmål
Referat
Det skal føres referat fra forhåndskonferansen basert på den agenda som er angitt ovenfor. Det er kommunen v/saksbehandler som har ansvar for referatet. Ved slutten av møtet skal referatet godkjennes av søker/tiltakshaver og signeres av begge parter.
Referatet er basert på det underlagsmateriale i form av kart, tegninger og beskrivelser som er fremlagt av søker og tiltakshaver. Dersom planene senere endres, kan det være slik at de avklaringer som ble gjort på forhåndskonferansen ikke gjelder lenger.